Beter vergaderen met je marketingteam: zo maak je overleggen weer waardevol

Veel marketingteams vergaderen regelmatig. Wekelijkse overleggen, campagnebesprekingen, projectupdates of brainstormsessies. Maar eerlijk is eerlijk: veel marketingoverleggen leveren minder op dan je zou hopen. Het gesprek gaat van onderwerp naar onderwerp, iedereen deelt wat hij of zij doet, en na een uur staat iedereen weer op zonder duidelijke keuzes of acties. Goede marketingteams gebruiken overleg anders. Niet om alleen updates te geven, maar om richting te bepalen, keuzes te maken en elkaar scherper te maken.

Waarom marketingoverleggen vaak weinig opleveren

Veel vergaderingen verzanden in een rondje updates, iets dat ook prima via een mail of een programma als Trello of Notion had gekund. Iedereen vertelt waar hij of zij mee bezig is. Dat lijkt nuttig, maar het probleem is dat het overleg daardoor vooral informatief wordt. De energie verdwijnt uit de vergadering.

Er worden weinig beslissingen genomen en er ontstaat weinig strategisch gesprek. Het team praat vooral over wat er gebeurt, niet over wat er zou moeten gebeuren. Soms resulteert dit in een spiraal van klagen, andere keren blijven ideeën in het luchtledige hangen en worden ze weinig concreet.

1. Begin met het doel van het overleg

Een goed marketingoverleg begint met een duidelijk doel. Wanneer het doel helder is, wordt het overleg automatisch gerichter. Vraag jezelf af: waarom zitten we eigenlijk bij elkaar?

Bijvoorbeeld:

• Prioriteiten bepalen voor de komende periode
• Marketingresultaten bespreken
• Strategische keuzes maken
• Een planning voor de komende maanden
• Campagnes verbeteren

2. Stop met het lange update-rondje

Een van de grootste tijdverspillers in marketingoverleggen is het update-rondje.

Veel van die informatie kan namelijk ook vooraf gedeeld worden, bijvoorbeeld via:

• Een korte update in een document
• Een projecttool
• Een wekelijkse samenvatting

Gebruik de vergadertijd liever voor onderwerpen waar discussie, keuzes of ideeën nodig zijn. Dit zorgt ervoor dat de energie in de vergadering blijft en iedereen zich betrokken voelt. Daardoor ontstaan er betere ideeën en wordt het overleg veel effectiever.

3. Bespreek marketingresultaten

Een sterk marketingoverleg kijkt niet alleen naar activiteiten, maar naar resultaten. Door resultaten te bespreken, wordt marketing een gesprek over impact in plaats van alleen uitvoering. Het wordt daardoor ook mogelijk om nieuwe strategieën te bedenken (met elkaar) om het resultaat alsnog te behalen.

Bijvoorbeeld:

• Hoeveel leads zijn er binnengekomen?
• Welke campagnes werken goed?
• Waar zien we groei in verkeer of aanvragen?

4. Maak ruimte voor strategische vragen

Marketingteams hebben vaak weinig tijd om samen na te denken. Marketingteams hebben de neiging om snel in de uitvoering te schieten. Daardoor zijn er maar weinig momenten om samen stil te staan bij grotere vraagstukken. Gebruik een deel van het overleg voor vragen zoals:

• Bereiken we de juiste doelgroep?
• Welke boodschap werkt het beste?
• Waar liggen nieuwe kansen?

Dit soort gesprekken zorgen ervoor dat marketing niet alleen uitvoerend blijft, maar zich blijft ontwikkelen.

5. Sluit af met duidelijke acties

Het wil vaak gebeuren dat er geen duidelijke knopen worden doorgehakt in het marketingoverleg. Dat komt omdat er niemand verantwoordelijk wordt gemaakt voor acties of het uitwerken van ideeën.

Bijvoorbeeld:

• Wie pakt welk project op?
• Welke campagne krijgt prioriteit?
• Welke ideeën gaan we testen?

Zonder concrete acties blijft een vergadering vaak hangen in goede gesprekken zonder vervolg.

De rol van de marketingmanager in overleg

De marketingmanager speelt een belangrijke rol in het leiden van effectieve overleggen. Het is heel belangrijk dat er iemand de leiding neemt in de vergadering. Dat zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt en iedereen aangehaakt blijft. Daarnaast is het aan te raden om iemand te hebben die aantekeningen maakt, doe dit niet in de vorm van notulen (deze worden niet gelezen), maar ga voor een actielijst.

Dat betekent onder andere:

• Het doel van het overleg bewaken
• Zorgen dat discussies richting houden
• Prioriteiten bepalen
• Het team stimuleren om kritisch te denken

Een goed geleid marketingoverleg helpt het team om samen betere keuzes te maken.

Goede marketingteams gebruiken overleg om beter te worden

Vergaderen hoeft geen tijdverspilling te zijn. In sterke marketingteams is overleg juist het moment waarop:

• Inzichten worden gedeeld
• Ideeën ontstaan
• Keuzes worden gemaakt
• Het team samen scherper wordt

Wanneer je marketingoverleggen goed inricht, worden ze geen verplicht nummer meer, maar een belangrijk moment om de koers van marketing te versterken.